7 ting du må vite om reise på regning
Infotjenesters økonomirådgiver Espen Øren

7 ting du må vite om reise på regning

Mange arbeidsgivere velger å la ansatte reise på regning for å slippe unna kompliserte regler for diettgodtgjørelse og skatt. Her er 7 ting du må vite om å reise på regning.

     

Når ansatte reiser på regning, legger de ut for utgiftene og får disse dekket av arbeidsgiver ved å levere inn kvitteringene i etterkant. Slik dekning av reiseutgifter er i utgangspunktet skattefritt, og det skal heller ikke rapporteres inn eller beregnes arbeidsgiveravgift av slike reiseutgifter, sier Infotjenesters økonomirådgiver Espen Øren.

- Forutsetningen for å dekke den ansattes reiseutgifter skattefritt på denne måten, er at det er snakk om nødvendige merutgifter i forbindelse med reisen. Hva som er «nødvendig» i denne sammenhengen er ikke entydig definert, men det er klart at regningen fra minibaren, svømmehallen, kino, konsertbilletter og toalettsaker ikke er ansett som nødvendige merutgifter. Dersom arbeidsgiver velger å dekke ikke-nødvendige merutgifter, skal dette behandles som trekkpliktig lønn, sier Øren.

Her er 7 ting du må vite om å dekke reiseutgifter over regning:

1. Bilagene må påføres formål

Når en ansatt leverer kvittering for å få dekket et utlegg på en reise, skal navnet til den ansatte og formålet med reisen eller utlegget alltid skrives på kvitteringen. Hvis kvitteringen er for selve reisen eller oppholdet (for eksempel fly og hotell), skal det også skrives på kvitteringen hvilket arrangement den ansatte har deltatt på.

2. Kvitteringen kan leveres elektronisk

Det er ingen krav i skattereglene om at kvitteringen/bilaget skal leveres på papir. Så lenge formatet ikke enkelt lar seg redigere, er elektroniske bilag godkjent. Et bilde tatt med mobilen, en PDF eller en HTML-fil er altså gyldig dokumentasjon på utgiften etter skattereglene.

3. Ingen beløpsgrenser for mat

Det er ingen beløpsgrenser på hvor dyr mat den ansatte kan kjøpe seg skattefritt, men det må kunne anses som en nødvendig merutgift eller tjenesteutgift. Det må altså være innenfor rimelighetens grenser. Arbeidsgiver kan imidlertid alltid sette grenser for hvor dyr mat de dekker, for eksempel gjennom en reisepolicy.

4. Alkohol kan bare dekkes skattefritt til maten

Det er ingen begrensninger på drikke til maten heller, og det har ikke noe å si om det er med eller uten alkohol. Men; det må være drikke til måltidet, ikke i baren etter man er ferdig med å spise. Også her kan arbeidsgiver sette grenser for hva som dekkes.  

5. Det er mulig å kombinere reise på regning med diettgodtgjørelse

Hvis arbeidsgiver aksepterer det, er det fullt mulig å kombinere reiser med diettgodtgjørelse med måltider dekket på regning. Hvis du for eksempel reiser på diett i utgangspunktet, men har lyst på en dyr middag, så er det mulig å ta den på regning mens du får diett for frokost og lunsj. Da må det gjøres måltidsfradrag for middagen på reiseregningen. Dette forutsetter nødvendigvis at arbeidsgiver er villig til å betale for denne dyre middagen.

6. Trenger ikke levere bilag for småutgifter

Småutgifter som bompenger, parkeringsutgifter, bagasjeoppbevaring osv. kan dekkes skattefritt på reiseregningen, uten at den ansatte leverer inn bilag. Forutsetningen er også her at utgiftene er nødvendige merutgifter i forbindelse med reisen.

7. Bilgodtgjørelse på regning

Å reise på regning med bil er i praksis umulig, for da måtte du dokumentert hvor mye drivstoff du har brukt på reisen og kreve refusjon per liter. Ansatte som reiser på regning vil derfor måtte kreve kilometergodtgjørelse ved bruk av egen bil, etter de satsene som brukes i virksomheten. Bilgodtgjørelse over 3,50 kr pr kilometer er skattepliktig (2019).

På tide å digitalisere håndteringen av reiseregninger og utlegg?

Manuelle rutiner gjør det vanskelig å sikre at regler, satser og interne retningslinjer overholdes. 

Simployer Reise & utlegg på mobil og PC gjør levering av reiseregninger enkelt for den som reiser, tidsbesparende for den som godkjenner og smidig for den som behandler i lønnsavdelingen. Systemet beregner reiseruten, henter inn bompengesatsene og kan integreres mot kredittkort. Den som reiser kan ta bilde av kvitteringen og kaste den. 

Her kan du lese mer om Simployer reise & utlegg