Bøtelegges for å holde e-posten åpen

5-10 klager i måneden strømmer inn til Datatilsynet om åpning av e-post. Norske virksomheter holder e-postkassene til tidligere ansatte åpne i månedsvis, og sørger for å videresende e-posten automatisk til overordnede.

I en artikkel i Aftenposten melder Datatilsynet om en kraftig økning i klager fra ansatte som opplever at sjefen leser e-post sendt til deres gamle adresse etter at de har sluttet.

75 000 i bot
Det første straffegebyret er varslet av Datatilsynet:
75.000 kroner i overtredelsesgebyr for å ikke slette en ansatts e-postkasse, samt lese innkomne meldinger etter arbeidsforholdets opphør.

Den rammede bedriften påpeker at det var snakk om en ledende ansatt som sluttet på dagen uten den normale overleveringsrutinen, og at e-postkassen derfor ble holdt åpen for å unngå at driften ble skadelidende. Samtidig vedgår bedriften at rutinene ikke har vært fullgode, og lover å rette seg etter Datatilsynets pålegg. Saken er ikke ferdigbehandlet ennå.

Noen klager gjelder at arbeidsgiverne har åpnet e-posten mens arbeidstaker er tilsatt - uten å informere. I følge Datatilsynet er ikke alltid ting gjort i verste mening, men skyldes at bedriften mangler internkontroll og rutiner for e-post. Arbeidsgivere har også ønsket å gå gjennom private e-postkasser (som Hotmail og Gmail) den ansatte har brukt på jobben, begrunnet med mistanke om at konkurrerende virksomhet er planlagt mens vedkommende fortsatt var ansatt, skriver Aftenposten.

Slik unngår du problemer
• Ha en klar datainstruks
• Forhold deg til personopplysningsforskriften
• Følg Datatilsynets retningslinjer for innsyn i e-post og elektroniske dokumenter
• Når arbeidsforholdet opphører, skal arbeidstakers e-postkasse avsluttes

I disse tilfellene er innsyn i e-post OK
• Berettiget mistanke om illojal virksomhet
• Begrunnet mistanke om grove brudd på arbeidsforholdets plikter, eller grunnlag for oppsigelse eller avskjed

NB! Reglene gir rom for tolkning, og det kan lett bli uenighet om nødvendigheten av innsyn.

Slik må du gå fram ved innsyn
• Arbeidstaker skal varsles og få uttale seg før innsyn foretas
• Er innsyn uten varsling foretatt skal arbeidstaker snarest få skriftlig underretning