Bruk av Uber og Airbnb på jobbreise

Selskaper som Uber og Airbnb har etablert seg i Norge, og er blitt betydelige aktører på transport og overnatting i mange land. Ved hjelp av apper og nettløsninger formidler selskapene jobb til enkeltpersoner som ønsker å tjene noen kroner på å frakte personer rundt eller leie ut leiligheten sin.

I forhold til vanlig taxi og hotell kan det være mye penger å spare på å bruke disse selskapene.

Men hva skjer når en ansatt kommer tilbake fra yrkesreise med en kvittering fra Airbnb eller Uber som han vil ha refundert på reiseregningen?

Må ikke ta hensyn til hver enkelt leverandør

Det hefter mange uavklarte spørsmål ved disse delingsselskapene, blant annet om sjåførene og utleierne betaler skatter og avgifter av inntektene. I mange land, Norge inkludert, regnes en del av Uber sine tjenester som pirattaxi.

Infotjenesters økonomirådgiver Espen Øren sier arbeidsgiver ikke er pålagt å sjekke om hver enkelt leverandør driver lovlig, har nødvendige løyver og leverer godkjent regnskap og momsoppgave for å dekke utgiftene trekkfritt.

- Mange av de vi snakker med på kurs og fagsupport tror det er ulovlig å refundere ansattes utgifter til delingsselskaper som Uber og Airbnb, men det er ikke riktig. Utgangspunktet for å refundere utgifter til transport og overnatting uten å trekke skatt er at det foreligger en faktura eller kvittering som oppfyller kravene i bokføringsforskriften, sier Øren.

Det betyr at utgiftene kan refunderes så lenge kvitteringen inneholder følgende opplysninger:

- fakturanummer og dato
- angivelse av partene (selger og kjøper)
- ytelsens art og omfang
- tidspunkt og sted for levering av ytelsen
- vederlag og betalingsforfall
- spesifikasjon av merverdiavgift og evt. andre avgifter

Airbnb har gode kvitteringer

Øren sier at ved overnatting via Airbnb-løsningen mottar man normalt en faktura som oppfyller alle dokumentasjonskrav, og det vil derfor ikke være noe i veien for å refundere utgifter til ansatte trekkfritt.

- Hvis det utbetales diettgodtgjørelse for denne type overnatting vil det i de aller fleste tilfeller være mulig å gi 200 kroner trekkfritt, som er satsen for overnatting med kokemuligheter. Bruk av denne satsen forutsetter at det er forsvarlig, blant annet sett i forhold til hygiene mv., å tilberede frokost og/eller kveldsmåltid på oppholdsstedet samt å kunne oppbevare mat på forsvarlig måte, sier Øren.

I praksis betyr det det må være kjøleskap og redskaper for å tilberede brødmat tilgjengelig.

Mangelfull kvittering fra Uber

For løsningen med persontransport via Uber skjer både bestilling, betaling og kvitteringsutstedelse via en app. Så lenge denne kvitteringen oppfyller de nevnte kravene i bokføringsforskriften kan denne utgiften også refunderes til de ansatte uten å trekke skatt, så fremt det gjelder en yrkesreise.

- De kvitteringene vi har sett fra Uber mangler både fakturadato, fakturanummer og leveringstidspunkt. Det betyr at en slik kvittering ikke vil være god nok til trekkfri refusjon i Norge. Man kan imidlertid refundere utgiften og trekke skatt av beløpet, sier Øren.

Reduserte krav i utlandet

Ved yrkesreiser i utlandet vil ikke dokumentasjonskravet være fullt så strengt.

- Det skal fortsatt foreligge et bilag som helt klart viser hva som er kjøpt, hvem man har kjøpt det fra og hva man har betalt, men man kan ikke pålegge utenlandske tilbydere å følge norske bokføringsregler, sier Øren.

Øren mener derfor at arbeidsgivere normalt kan refundere en Uber-reise fra utlandet trekkfritt.

Momsfradrag

Når det gjelder fradrag for moms, så kreves det at momsen må være spesifisert på kvitteringen eller fakturaen.

- De kvitteringene jeg har sett fra Uber og Airbnb har ikke hatt moms spesifisert; og arbeidsgiver vil derfor ikke kunne kreve momsfradrag for utgiftene, sier Øren.