Er hjemmekontor fortsatt en del av dugnaden?

Når vi nå gradvis gjenåpner deler av samfunnet som har vært stengt, understreker myndighetene viktigheten av at vi lojalt forholder oss til de øvrige kravene og retningslinjene som er gitt.

Parallelt med at barnehager, småskolen, frisører og fysioterapeuter, alle med tilpassede smittevernsveiledere, åpner for delvis drift igjen, ser vi også mer aktivitet hos andre aktører. Det er flere folk i butikkene, flere butikker, kjøpesenter og restauranter åpner dørene igjen eller utvider åpningstidene, og det kommer smittevernregler for flytrafikk siden flere personer flyr. Nå er det også mange, både arbeidsgivere og arbeidstakere, som ønsker ansatte ut av hjemmekontoret og tilbake på den vante arbeidsplassen. Er det greit?

De som kan bør fortsatt jobbe hjemme

Arbeidstilsynet oppgir at arbeidsgivere må gjøre en kartlegging og risikovurdering for å sørge for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, uavhengig av hvor de ansatte har arbeidsplassen sin. De har også utarbeidet en god veileder for hva som bør vurderes når man planlegger å ta i bruk kontorlokalene igjen. Folkehelseinstituttet oppgir fortsatt i sine retningslinjer at de som kan jobbe hjemmefra bør jobbe hjemmefra, og det samme svarer helsedirektoratet på «koronatelefonen» .

Sistnevnte har også nylig blitt bekreftet av helseminister Bent Høie på spørsmål i den daglige pressekonferansen. Han oppga da at det er flere grunner for denne anbefalingen, både at det kan være vanskelig å opprettholde nødvendig renhold og avstand blant arbeidstakere på arbeidsplassen, samt at en tilbakekomst i stor skala øker kontakthyppigheten i samfunnet. Det kan altså bidra til økt smitteutbredelse ved at flere oppholder seg på de samme stedene, bruker kollektivtrafikk, parkeringshus, heiser, trappeoppganger etc, i de samme tidsrommene.

Det handler også om at man ønsker en gradvis tilbakeføring til en tilnærmet normalhverdag, slik at man får mulighet til å se hvilke tiltak som har størst konsekvenser. Samtidig jobbes det for å forbedre og effektivere smitteovervåking og smittesporing vha. økt testkapasitet, flere test-typer, bruk av kohorter og appen Smittestopp. Raskere smitteovervåking og -sporing vil gjøre en økt bevegelsesfrihet i samfunnet enda tryggere enn det den er nå.  

Viktig å kartlegge

Det er altså fortsatt en helt klar anbefaling om å benytte hjemmekontor i størst mulig grad.

Når arbeidsgivere nå kartlegger og så smått legger planer for en fremtidig tilbakekomst også til kontorarbeidsplassene, er det derfor god dugnadsånd å ta hensyn til risikoen både på arbeidsstedet og på vei til og fra arbeid.

Punkter som i alle fall bør med i en slik kartlegging er:

1. Hvordan skal vi informere krystallklart om at enhver med selv milde symptomer på luftveisinfeksjon skal jobbe hjemmefra. Dersom symptomer oppstår på arbeidsplassen, skal vedkommende straks reise hjem. Klargjør hvordan dette skal kommuniseres med nærmeste leder, og hvilke tiltak som evt. skal settes i verk.
2. Har vi medarbeidere som er spesielt utsatt, og hvordan kan disse beskyttes best mulig.
3. Hvordan kan vi opprettholde nødvendig avstand mellom kollegaer.
   Uten annen beskyttelse anbefales det fortsatt helst 2 meter hvis man skal være sammen over tid.
   I denne kartleggingen må man både se på selve kontorarbeidsplassene, men også møterom, garderober, spiserom etc.
   Tiltak kan være en oversikt over hvor mange som kan være tilstede samtidig (i hvilke rom), hvordan man styrer og følger opp dette, god info til arbeidstakerne, og gjerne «skilting» på stedet.  
   Vurder behov for fysisk avskjerming som pleksiglass e.l.
   Er det mange ansatte på samme sted, kan det være fornuftig å tenke kohorter på samme måte som i skoler, både for å begrense antall smittede ved et lokalt utbrudd, og for å forenkle smittesporing. Ved oppsett av kohorter, bør man også vurdere kritiske funksjoner, for å redusere muligheten for at virksomheten «lammes» ved et sykdomsutbrudd.
4. Kartlegging av utstyr som flere må bruke, f.eks. printerstasjoner, utstyr i møterom, kaffemaskiner etc i fellesområder.
   Tiltak vil være regler for bruk, og krav til renhold.
5. Kartlegg mulighet og behov for generelle smitteverntiltak som håndvask, hånddesinfeksjon og renhold. Fjern utstyr og materiell som ikke er nødvendig. Legg en plan for renhold basert på bruken av lokalene, berøringsflater og veiledninger fra folkehelseinstituttet.
6. Vurder kantine/matservering: åpen/stengt, type servering, renholdsrutiner, bevegelsesmønster, kø-organisering…
7. Vurder hvordan arbeidet kan legges opp for å redusere smittefare på vei til og fra arbeid. Tiltak kan være opphevelse av kjernetid, forskjøvet arbeidstid for å unngå rush-perioder, oppfordring til å reise med egen bil om mulig, fortsatt hjemmekontor deler av tiden.

Samarbeid med verneombud og tillitsvalgte

Disse kartleggingene og risikovurderingene gjøres på vanlig måte i samarbeid med verneombud, evt. andre tillitsvalgte eller arbeidstakere med god kjennskap til arbeidsrutiner i de aktuelle områdene. For mange arbeidsgivere vil det også være nødvendig med samarbeid og koordinering med gårdeier, andre leietakere eller de som drifter arbeidslokalene.

Husk å dokumentere det arbeidet som gjøres, aller mest for å kunne følge opp, evaluere og justere tiltakene etter hvert. Oppfordre arbeidstakerne til å melde feil, avvik eller forbedringsforslag for å bidra til kontinuerlig forbedring og praktisk gjennomføring, og legg gjerne inn planlagte periodiske kontroller som tilpassede vernerunder for å redusere faren for at de besluttede rutinene utvannes i løpet av kort tid.

Husk at målet er å forhindre utbredelsen av koronavirus av hensyn til egne arbeidstakeres helse og velferd, for å opprettholde nødvendig drift og leveranser og for å bidra i den helt nødvendige samfunnsdugnaden.

Se også:

• Folkehelseinstituttet om fakta, råd og tiltak om koronavirus (inkl. smittevernveiledere)
• Arbeidstilsynet om koronatiltak i arbeidslivet

Konferanse: Den Store Lønn & Personaldagen 2020

I en annerledes tid vil vi fortsette å gi deg høyrelevant læring innen fagtemaer som er viktig for deg. I 2020 reiser vi ikke landet rundt, men kommer til en skjerm nær deg. En dag for deg som jobber med HR/personal og en for deg som jobber med lønn. 

Klikk her for mer informasjon og påmelding