Er medarbeidersamtalene deres nyttige?

Hvorfor klarer vi ikke å holde nyttårsforsettene våre? Sannsynligvis fordi vi lover bort alt for mye! Vi skal bli sprekere, slankere, sunnere, snillere, mer positive. Kort sagt: Vi skal bli bedre som menneske. Fungerer deres medarbeidersamtaler på samme måte – loves det alt for mye?

Det er ikke måte på hva vi «forplikter» oss til: Kompetanseheving, bedre arbeidsmiljø, bedre arbeidsdisiplin, bedre kommunikasjon, bedre samarbeid. Kort sagt: Vi skal bli bedre som medarbeider.

Og så er det ikke riktig så enkelt.

Bare én av to føler nytte
Medarbeidersamtalen er blitt virkemiddelet lederne bruker for å utvikle de ansatte i organisasjonene til å oppnå bedre prestasjoner. Tiltroen til medarbeidersamtalen som arenaen der grunnlaget for gode resultater skapes, har gjort at det knapt finnes noen organisasjon med respekt for seg selv som ikke har en årlig medarbeidersamtale.

Bård Kuvaas ved Handelshøyskolen BI viser til noen interessante resultater. I en studie er medarbeidernes opplevelse av medarbeidersamtalen delt i to. Halvparten opplever samtalen som nyttig. Uheldigvis betyr det at den andre halvparten opplever samtalen som mindre nyttig/unyttig. Og ikke nok med det: Kuvaas finner ingen sammenheng mellom positive opplevelser hos medarbeideren og bedre arbeidsprestasjoner.

Tvert imot er det slik at for de selvgående medarbeiderne finnes en negativ sammenheng mellom medarbeidersamtaler og arbeidsprestasjoner. Riktignok ser en at hos de medarbeiderne som er lite selvgående, gir opplevelsen av en nyttig medarbeidersamtale også bedre arbeidsprestasjoner.

Et virkemiddel, ikke et mål
Mange glemmer det enkle faktum at en medarbeidersamtale ikke er noe mål i seg selv, men et virkemiddel for og nå mål. Alt for mange har medarbeidersamtalen «i kalenderen», gjennomfører den og sier «check»! Puster lettet ut - ferdig for i år...

Men medarbeidersamtalen er ikke en jovial pratestund der medarbeideren får eksklusiv tid sammen med sin leder. Medarbeidersamtalen er arenaen der leder og medarbeideren skal skape en meningsfull sammenheng mellom bedriftens og avdelingens mål på den ene siden, og medarbeiderens forventede prestasjoner på den andre siden.

Lederen må med andre ord komme forbi festtalene og nyttårsforsettene og bruke samtalen til å konkretisere realistiske og gjennomførbare mål for den enkelte medarbeideren.

Da hjelper det ikke å snakke bare budsjett-tall og resultatmål. Resultater og budsjettoppnåelse kommer som en konsekvens av at medarbeideren gjør noe. Derfor er prestasjonsmålene de viktigste målene å fokusere på: Hva er en god prestasjon for denne medarbeideren?

Når dere har blitt enige om prestasjonsmål, må dere selvsagt ta en runde for å avklare hva som må til for å realisere målene. Da er det naturlig å snakke om kompetanseheving, arbeidsmiljø, behov for utstyr og hjelpemidler, forholdet mellom leder og medarbeideren og andre sider som kan skape utvikling. Men: En kan ikke snakke bare om det. Det er da dere får medarbeidersamtaler som ikke gir prestasjonsbedring.

Du må behandle folk forskjellig for å behandle dem likt
Ingen er like. Vi er forskjellige i måten vi tenker på, arbeider på og kommuniserer på. Da er det forunderlig at så mange tror at «en medarbeidersamtale er en medarbeidersamtale» og tråkker seg gjennom det samme skjemaet med de samme spørsmålene til alle medarbeiderne. Og – forventer til overmål å få noe ut av det...

«Et system for medarbeidersamtale» er ofte ensbetydende med «et skjema». Nå sier ikke jeg at skjemaet må kastes. I de fleste tilfellene er dette gode huskelister til forberedelsen. Men selvsagt må medarbeidersamtalene skreddersys til den enkelte medarbeideren.

Medarbeidersamtalen er et verktøy som skal gi avkastning. Avkastning betyr her «bedre prestasjoner». Det krever at leder tar den enkelte medarbeideren på alvor og skreddersyr den enkelte samtalen. Medarbeidersamtalen er et verktøy som er alt for kostbart til å misbrukes. Om du er leder for ni medarbeidere, finner du fort ut at med forberedelse, gjennomføring og etterarbeid, snakker vi om et tidsforbruk på mellom 25 og 30 timeverk. Gang dette med gjennomsnittlig timelønn, klask på sosiale utgifter og spør deg selv: Ville jeg brukt de samme pengene på en ny kaffemaskin eller bedre kantinefasiliteter? Jeg er rimelig sikker på at du ville vurdert dette svært nøye. Når det gjelder medarbeidersamtaler, er det litt annerledes...

Så mitt råd er: Gjør det skikkelig, eller la det være!