God ledelse er det viktigste for å redusere sykefraværet

Hvordan jobber de virksomhetene som har lavest sykefravær med oppfølging av de syke, og hva kan andre lære av dette?

Den siste tiden har det kommet to undersøkelser som ser nærmere på oppfølging av sykmeldte.

- Fellesnevneren er ganske tydelig. Den handler om at nærmeste leders rolle i sykefraværsoppfølgingen er helt sentral for hvor vellykket oppfølgingen er. De beste lederne er de som klarer å ha en god dialog med de ansatte, og kombinere det å være rettferdig og streng med å være omsorgsfull på en god måte, sier Infotjenesters juridiske HR- og ledelsesrådgiver Berit Stokstad.

Bevisste ledere reduserer sykefraværet

FAFO-rapporten Sykefravær i private og kommunale sykehjem og renholdsbedrifter tar utgangspunkt i to bransjer som er preget av et generelt høyt sykefravær. Forskerne har sett nærmere på sykehjem og renholdsbedrifter både i privat og offentlig sektor som har et lavt sykefravær. Et av fellestrekkene er at lederne fremstår som strenge, skriver forskerne i rapporten.  

- Lederne både i sykehjemmene og i renholdsbedriftene, fremstår som strenge i den forstand at de følger opp både egenmeldt fravær og legemeldt fravær strengere enn det lovverket krever. Det innebærer at de vektlegger sterkt de ansattes medvirkningsplikt ved første sykefraværsdag og de forven-ter at den syke medarbeideren skal bidra til å finne mulige tilretteleggings-løsninger for å oppfylle aktivitetskravet under sykdomsforløpet og for at de raskest mulig kan returnere til arbeidet, heter det i FAFO-rapporten.

Må ringe nærmeste leder

Et av tiltakene som brukes av ledere i virksomheter med lavt sykefravær, er at de krever at arbeidstakeren må ringe lederen alle dager ved egenmeldt fravær.

- Denne telefonsamtalen har to funksjoner – den gir leder en indikasjon om fraværets forventede varighet og dermed hvilke endringer som kan forventes å måtte gjøres i driften og den gir leder en mulighet for å ta opp spørsmålet om alvorlighetsgraden av sykdommen og på bakgrunn av dette de mulighetene leder har for å tilrettelegge, slik at arbeidstaker raskest mulig kan møte på arbeid, heter det.

Videre oppfordres ansatte til å komme på arbeid, så fremt fraværet ikke kan knyttes til smittsomme eller alvorlige sykdommer, samtidig som de får presentert muligheten for å gå hjem igjen hvis det viser seg å ikke gå så bra.

Alle har tatt samme grep

Forskerne mener det er interessant at virksomhetene de har studert – uavhengig av sektor – i stor grad har tatt de samme grepene.

- De har tydelige og kjente sykefraværsrutiner, de følger opp både egenmeldt og legemeldt sykefravær tett, de jobber for å endre sykefraværsatferden gjennom å dra et tydeligere skille mellom sykdom i biomedisinsk forstand og mer subjektivt opplevde plager, de forsøker å redusere kjente risikofaktorer gjennom kompetanseheving av de ansatte, innkjøp av det beste av redskaper og maskiner, opplæring i ergonomisk riktige arbeidsmetoder og oppfølging av at disse faktisk brukes av de ansatte, skriver forskerne.

Bekrefter at ledere er viktigst

Nylig ble forskingsartikkelen Leders erfaringer med oppfølging av sykmeldte presentert i Tidsskrift for Norsk psykologforening. I denne artikkelen ønsket forskerne å sammenligne lederes erfaringer med sykefraværsoppfølging som fungerte bra med sykefraværsoppfølging som fungerte dårlig.

- Sykmeldtes tilfredshet med ledelsens sykefraværshåndtering har større betydning for tilbakeføring til arbeidet enn det tilfredshet med helsevesenet har, heter det i rapporten som blant annet er omtalt i Dagens Perspektiv.

Viktig å følge spillereglene

I artikkelen konkluderer forskerne med at det er tre forhold som kjennetegner sykefraværsoppfølging som fungerer godt.

- For det første at formelle og uformelle spilleregler ble fulgt av den sykmeldte. For det andre at dialogen mellom leder og sykmeldte var åpen og preget av tillit. Det tredje temaet var at det måtte være mulig å gjøre tilrettelegginger på arbeidsplassen, heter det i rapporten.

Rapporten trekker videre frem ledernes behov for kunnskap, ferdigheter og personlige egenskaper for å kunne gi effektiv støtte til sykmeldte som skal tilbake i jobb.

- En slik opplæring bør fokusere på tilrettelegging for positivt sykenærvær, samt tilbakeføring til arbeid for sykmeldte. Det bør deretter evalueres om slik opplæring fører til redusert sykefravær og økt bruk av positivt sykenærvær, skriver forskerne i artikkelen.

Stemmer godt med Infotjenesters erfaringer

Funnene fra disse rapportene stemmer godt med Infotjenesters erfaringer gjennom mer enn 30 år med støtte og kurse arbeidsgivere i god håndtering av sykefravær. HR- og ledelsesrådgiver Berit Stokstad har bistått svært mange arbeidsgivere, og sier at lederne er alfa og omega i oppfølgingsarbeidet.

- Jeg har blant annet jobbet med en stor bedrift i mer enn 10 år, hvor vi ser at dersom lederne ikke får jevnlig opplæring, så slapper de litt av, og sykefraværet stiger med det samme. Det er viktig at lederne stadig vedlikeholder kunnskapene sine, slik at de kjenner til retningslinjene og det handlingsrommet de har når en ansatt blir syk. Når de går på kurs blir det samtidig drøftet konkrete saker, som gjør at de blir bedre rustet når det dukker opp konkrete sykefraværssaker i deres avdeling, sier Stokstad.

Husk på de alvorlig syke

Stokstad minner også om at lederens rolle ikke bare er å være streng, men også løsningsorientert. Hun sier det er en viktig del av jobben å vise omsorg.

- En del av sykefraværssakene handler om triste menneskeskjebner, som det kan være vanskelig for en leder å gå inn i. Enkelte ledere er for eksempel ikke flinke nok til å følge opp de som er alvorligst syke, fordi de likevel ikke vil komme tilbake i jobb. Her må du som leder huske at disse også trenger omsorg og oppfølging. Det handler om god personalpolitikk, sier Stokstad.

Må være realistiske

Berit Stokstad understreker videre at det er viktig å være realistisk når man tilrettelegger for syke medarbeidere.

- Vi ser at mange leder prøver og prøver, og flytter den sykmeldte fra avdeling til avdeling for å tilrettelegge. Dette kan skape falske forventinger både hos arbeidstaker, NAV og lege. Dermed går tiden, og arbeidstakeren som mislykkes på stadig nye steder får redusert selvtillit. Det er viktig å sette en grense for hvor lenge vi skal prøve, og snakk gjerne om det så tidlig så mulig i tilfeller hvor det er aktuelt. En leder må tørre å konkludere i disse sakene, er sier Infotjenesters rådgiver.