Husk å ta vare på koronaerfaringene

Gjenbruk har mange fordeler, så også når det gjelder arbeidsmiljø og drift av virksomheten.

Koronapandemien setter fortsatt i stor grad dagsorden for hverdagen vår, men for mange virksomheter er den heseblesende akuttfasen tilbakelagt. Da er sannsynligvis tiden inne for å ta vare på mye av den dyrekjøpte erfaringen og lærdommen vi har tilegnet oss.

Inn i HMS- og kvalitetssystemene

Alle snakker vi varmt om utvikling og kontinuerlig forbedring. Allikevel har både egen erfaring og utallige samtaler med ledere, verneombud og HMS-/HR-folk overbevist meg om at noe av det vi er dårligst til i det systematiske arbeidsmiljøarbeidet vårt er å ta vare på den kollektive kunnskapen i virksomheten. Ikke bare ved at de som har erfart noe «har det i hodet» og kan bruke det i sin arbeidshverdag, men at vi får det inn i de berømte, eller beryktede, HMS- og kvalitetssystemene våre.  

Mange hadde ikke beredskapsrutiner

Jeg vet dessverre også at da «alt» skulle vurderes og gjøres omtrent samtidig i midten av mars var det variabelt hvor mye hjelp dere fikk av det som lå i systemene deres. En ting er at mye av det er ment for daglig drift, og ikke en unntakssituasjon som den vi sto oppe i, men beredskapsrutiner skulle i alle fall være til hjelp. Noen av dere tenkte ikke en gang på å sjekke om dere hadde en beredskapsplan, andre sjekket, og fant kanskje et dokument som ikke var tilpasset virksomheten i det hele tatt. Flere fant gode beredskapsrutiner, men som ikke var dekkende i akkurat denne situasjonen og noen hadde rutiner som faktisk var til hjelp i en uoversiktlig periode.

Hva kan tas med videre?

Nå derimot, har dere alle erfaring som kan komme til nytte ved en senere anledning. Vi kommer nok ikke opp i en helt tilsvarende situasjon, men sannsynligheten er stor for at mye kan gjenbrukes. Det betyr at du ikke begynner helt på scratch, men har et bedre utgangspunkt for å ta raske og enda litt bedre beslutninger.

Både Koronapandemien og fall i oljepris berørte mange deler av virksomheten, så de fleste avdelinger måtte gjøre tiltak. Det betyr naturlig nok at det er verdifull erfaring å hente mange steder i organisasjonen. Et råd til praktisk gjennomføring er derfor å be de enkelte områdene om å gå gjennom hva de hadde behov for, hva de nå har av verktøy/sjekklister/veiledninger etc og oppsummere hva som kan tas med videre.

Noen vanlige læringspunkter

Her er stikkord i vilkårlig rekkefølge som viser noe av det jeg vet har vært brukt i den situasjonen vi har vært i:

• Oversikt over kritiske funksjoner og arbeidsoppgaver, hva må uansett gjøres
• Oversikt over kompetanse i virksomheten, altså hvem kan gjøre hva
• Hvor robuste er vi ved bortfall av mange medarbeidere samtidig (f.eks. pga sykdom, karantene eller arbeidskonflikt(streik/lockout)
• Digitale løsninger for kommunikasjon internt og eksternt
• Tilgang til nødvendige verktøy for evt. å kunne løse oppgaver / drive virksomheten fra andre steder enn normalt
• Planer/tanker om alternative produksjonssteder
• Kjennskap til/godkjenning av alternative leverandører
• Oversiktlige analyser av økonomisk situasjon egnet for å se hva slags effekt «krisen» vil kunne ha på forskjellige tidspunkt
• Prosedyrer/veiledning for fremgangsmåter ved permittering, oppfølging av permitterte og tilbakekomst
• Veiledning for oppfølging av syke
• Oppdatert pårørendeinformasjon
• Prosedyrer/veiledning og sjekklister for oppfølging av personer som jobber et annet sted (f.eks. på hjemmekontor)
• Oversikt over støtte-ressurser. Etablert og mulig tilgang på faglig hjelp og støtte for ledere, HR, verneombud, tillitsvalgte osv (det kan være fagmiljøer, rådgivningstjenester, bedriftshelsetjeneste,  bransjeorganisasjoner m.fl.)
• Oversikt over sikkerhet og mulig usikkerhet knyttet til IT-verktøy og sensitiv informasjon
• Rutiner for å fase inn nyansatte, eller avslutte ordentlig med de som slutter
• Rutiner for kartlegging og risikovurdering på forskjellige områder
• Rutiner og avtaler om partssamarbeid og medvirkning

Det holder ikke å ha det i hodet eller ta det på «hærn» som vi sier i gamle Østfold. Neste gang er det langt fra sikkert at virksomheten har de samme hodene tilgjengelig, eller at folk har «hodet med seg», og du kan muligens styre unna en del av de feilene som ble gjort i denne runden.

Og helt til slutt:

Det er ikke godt å si hva som er det beste tidspunktet å gjøre en slik vurdering, det vil nok variere i de forskjellige delene av virksomheten. Det er imidlertid høyst sannsynlig at NÅ er et bedre tidspunkt å starte enn «etter hvert, når vi vet mer om hvordan det går». Ved valg av sistnevnte er sjansen stor for at du har akkurat like mye, eller lite, å støtte deg på i neste runde som i denne….