Hvordan dekke utgifter til mat på dagsreiser skattefritt?
Simployers økonomirådgiver Espen Øren skriver at det finnes muligheter til å dekke mat skattefritt; og at få kjenner til mulighetene.

Hvordan dekke utgifter til mat på dagsreiser skattefritt?

Det finnes tre muligheter til å få dekket mat på dagsreiser skattefritt. Mange kjenner ikke til disse reglene, og trekker skatt og beregner arbeidsgiveravgift av mer enn de må.

     

I oktober 2017 kom det en kunngjøring fra Skattedirektoratet som snudde opp ned på mye når det gjaldt utgifter til mat på reiser uten overnatting. Direktoratet konkluderte med at man måtte påføres merkostnader for å kunne få dette dekket skattefritt. Utgifter til kost ga i seg selv ikke grunnlag for skattefri kostnadsdekning, da det i utgangspunktet var utgifter som skattyter ville hatt uansett og uavhengig av hvor arbeidet utføres.

Hvorvidt skattyter rent faktisk pådrar seg merkostnader eller ikke, beror i stor grad på arbeidssituasjonen. For arbeidstakere hvor arbeidet nødvendiggjør regelmessig reiseaktivitet, vil det normalt ikke foreligge en merkostnadssituasjon fordi det er tilstrekkelig forutsigbarhet mht. bespisning. Med regelmessig reiseaktivitet menes tilfeller hvor arbeidstaker som en naturlig del av sitt arbeid må forflytte seg, nettopp fordi han/hun ikke har en stedbunden arbeidsplass. Generelt vil dette være tilfelle for f.eks. håndverkere og selgere.

Grovt sett betyr dette altså at de som reiser fast i jobben må skatte av dekning av mat på dagsreiser, mens de som kun reiser sporadisk i møter, kurs o.l. kan få det dekket skattefritt. Det blir med andre ord mange som ender opp med å måtte skattlegges, og dette gjelder uavhengig av om man får diett, bruker firmakort eller får refusjon etter regning.

Hvilke muligheter har man da for å kunne få dekket utgifter til mat på en dagsreiser skattefritt?

Jo, i disse tilfellene kan man slippe skatt:

  • representasjon
  • møter, kurs, seminarer, kongresser o.l.

Det ligger selvfølgelig noen vilkår bak disse fritakene, som jeg nå kort vil redegjøre for.

Representasjon

Hvis man på reisen inntar mat sammen med kunder og andre forretningsforbindelser vil det kunne være skattefritt. Et vilkår er da at det kan anses som representasjon, og det betyr at man har eksempelvis et møte med servering, der formålet er å skaffe seg en ny kunde eller pleie et eksisterende kundeforhold. Regelen er da at ytelser av mindre økonomisk verdi som kundemiddager og enkle tilstelninger ikke skattlegges, så fremt kostnadene ikke overstiger det som er vanlig i slike sammenhenger. Så lenge det er et tjenesteoppdrag vil det hverken bli skatt for kunden eller den ansatte hos arrangøren. Det vil være grunnlag for fordelsbeskatning hvis tiltaket hovedsakelig har karakter av ferie eller fornøyelse, og hvor det faglige innslag er mindre vesentlig.

Møter, kurs, seminarer o.l.

Mat på møter, kurs, seminarer o.l. kan serveres skattefritt til både interne og eksterne deltakere. Det forutsettes at kostnadene til serveringen er rimelige sett i sammenheng med det aktuelle møtet/kurset. Hvis man er på en dagsreise for å ha et faglig møte med kollegaer vil derfor en rimelig bevertning være skattefri, selv om man vanligvis reiser regelmessig i jobben.

Overtidsmat

Hvis arbeidstaker arbeider minst 10 timer sammenhengende utenfor hjemmet, kan arbeidsgiver skattefritt dekke faktiske kostnader til overtidsmat begrenset til kr 200. I praksis kan man da, i stedet for å bli beskattet for en kostgodtgjørelse, motta kr 200 skattefritt til dekning av overtidsmat.

Det som er viktig å tenke på vedrørende disse unntakene, er at maten må inntas i møtet man er på og at det dreier som en rimelig bevertning. Man kan altså ikke kjøpe seg mat på veien til eller fra et kundemøte, og motta dette skattefritt som et representasjonstiltak eller møteutgift.

Man må også være nøye på at de møtene, kursene o.l. som man dekker utgifter til mat for, er relle. Hvis skattemyndighetene oppdager at regelverket utnyttes eller bøyes på, vil de fort kunne skjære igjennom, men hvis disse reglene brukes riktig er det nok mange som ser at en del av utgiftene til mat på dagsreisene man foretar seg, kan anses som skattefri.

Vår erfaring, med bakgrunn i tusenvis av spørsmål på support, er at mange ikke kjenner til disse reglene og nok derfor trekker skatt og beregner arbeidsgiveravgift av mer enn man må.

På tide å digitalisere håndteringen av reiseregninger og utlegg?

Manuelle rutiner gjør det vanskelig å sikre at regler, satser og interne retningslinjer overholdes. 

Simployer Reise & utlegg på mobil og PC gjør levering av reiseregninger enkelt for den som reiser, tidsbesparende for den som godkjenner og smidig for den som behandler i lønnsavdelingen. Systemet beregner reiseruten, henter inn bompengesatsene og kan integreres mot kredittkort. Den som reiser kan ta bilde av kvitteringen og kaste den. 

Her kan du lese mer om Simployer reise & utlegg