«Ingen» følger reglene for beregning av sykepenger
FOR KOMPLISERT: Infotjenesters juridiske HR- og ledelsesrådgiver Berit Stokstad mener beregning av sykepengegrunnlaget er så komplisert at mange lar være. Foto: Per-Kr. Aasen

«Ingen» følger reglene for beregning av sykepenger

Regelverket for hvordan sykepenger skal beregnes er så komplisert og tidkrevende å følge at mange rett og slett lar være å forholde seg til det. Det kan gi ansatte feil sykepengeutbetaling.

     

Fra nyttår 2019 kom det nytt regelverk for beregning av sykepenger. Det har gjort at mange nå har fått opp øynene for at sykepengegrunnlaget må beregnes, også for fravær helt ned til enkeltstående dager. Når det ikke gjøres, vil arbeidstakerne få feil utbetaling av sykepenger, og det kan også føre til at arbeidsgiver får for lite i refusjon fra NAV.

- Vårt inntrykk er at mange arbeidsgivere lar være å beregne sykepengegrunnlaget, og i stedet betaler den lønnen den ansatte skulle hatt dersom han eller hun var på jobb. Noen tror det er nytt fra 2019 at sykepengegrunnlaget må beregnes, men det har vært arbeidsgivers plikt i flere tiår. Det nye i år er måten sykepengegrunnlaget skal beregnes på, sier Infotjenesters juridiske HR- og ledelsesrådgiver Berit Stokstad.

SE OGSÅ: Sykefraværsdagen 2019 - påmelding nå!

Blir feil ved fravær

Fra 2019 fastsettes beregningsgrunnlaget med utgangspunkt i den inntekten som er innrapportert til a-meldingen de siste 3 kalendermånedene forut for arbeidsuførhetstidspunktet. Så lenge vedkommende har vært på jobb hver dag i disse 3 månedene, er det ingen utfordringer.

- Veldig ofte er ikke dette virkeligheten. Ved mange typer fravær, må arbeidsgiver foreta en manuell beregning, med mindre lønnsleverandøren har en teknisk løsning som håndterer det, sier Stokstad.

Følgende fravær i 3-månedersperioden forut for sykdomsperioden vil gjøre at utbetalingen kan bli feil dersom vanlig lønn brukes som grunnlag:

  • Egenmelding egen sykdom
  • Sykmelding egen sykdom
  • Fravær pga barns/barnepassers sykdom
  • Ferie
  • Permisjoner med og uten lønn
  • Seniordager

Skal trekke ut

Ved slike fravær skal arbeidsgiver trekke ut betalte sykepenger, omsorgspenger, feriepenger og lønn som betales ved permisjoner og erstatte uttrekket med den lønnen arbeidstakeren skulle hatt dersom vedkommende hadde vært på jobb. Trygderetten har definert begrepet «lønn» som utbetaling for utført arbeid.

- Vi hører stadig fra arbeidsgivere at her vil de kun benytte fast månedslønn uten å konkret beregne sykepengegrunnlaget. Ettersom permisjoner under 14 dager ikke fremkommer av a-meldingen, vil beregningsgrunnlaget vanligvis være basert på faktisk innrapportert inntekt til a-meldingen de siste 3 måneder. Når man ikke har tatt hensyn til fravær, vil beregningsgrunnlaget da sannsynligvis bli feil, sier Stokstad.

For eksempel vil ferieuttak uten lønn medføre et for lavt grunnlag.

Sykepenger til timelønnede

Også for timelønnede fastsettes beregningsgrunnlaget på grunnlag av innrapportert inntekt til a-meldingen de siste 3 kalendermånedene forut for arbeidsuførhetstidspunktet. For denne gruppen skal arbeidsgiver i arbeidsgiverperioden betale sykepenger basert på inntekten de siste 3 månedene, dividert på antall faktiske arbeidsdager.

På Inntektsmeldingen til NAV skal arbeidsgiver oppgi gjennomsnittet av innrapportert inntekt de siste 3 månedene.

- Utfordringene når det gjelder inntektsmeldingen til NAV er de samme som for de med fast månedslønn. Derimot antar vi at dagsatsen i arbeidsgiverperioden er enklere å beregne. Problemet er imidlertid at svært mange arbeidsgivere ikke foretar en konkret beregning av sykepengedagsatsen, men betaler sykepenger tilsvarende den lønnen arbeidstakeren skulle ha hatt dersom vedkommende hadde vært i arbeid, sier Stokstad.

Utbetalingen kan bli veldig skjev

Tidligere kunne man benytte gjennomsnitt av inntekten i en lengre og representativ periode når det var variabel inntekt. I følge forarbeidene var dette inntil snittet av siste 12 måneder. Det er ikke lenger mulig, da det ligger en klar begrensning i loven på gjennomsnitt av siste tre kalendermåneder.

- Dersom arbeidstakeren blir sykmeldt i en periode med få eller ingen variable tillegg eller i en periode hvor det ikke er bonus-/provisjonsutbetalinger, vil beregningsgrunnlaget bli «kun» ordinær månedslønn. Dersom arbeidstakeren blir sykmeldt etter at det er foretatt en større bonusutbetaling, vil sykepengegrunnlaget bli betydelig større og kanskje unormalt høyt. Arbeidsgiver får ikke endret dette, men etter utløpet av arbeidsgiverperioden skal NAV overta utbetalingen og vurdere sykepengegrunnlaget ihht folketrygdloven § 8-30. Det følger av denne bestemmelsen at dersom inntekten arbeidsgiver har oppgitt på inntektsmeldingen avviker 25 % i forhold til snittet av siste 12 måneders innrapportert inntekt til a-meldingen, skal snittet av 12 måneders inntekten benyttes, sier Stokstad.

Infotjenester har sett eksempler fra for eksempel varehandelen, hvor mange jobber mye ekstra i desember. Siden dette gjerne kommer til utbetaling i januar, er januar en veldig gunstig måned å få med i beregningsperioden.

Uheldig med regler som ikke følges

Berit Stokstad og hennes kolleger mener det er uheldig med et regelverk som i praksis ikke følges av store deler av arbeidslivet. Da det nye regelverket var på høring i 2016, tok Infotjenester i sitt høringssvar til orde for at regelverket burde forenkles i tråd med slik det praktiseres.

- Vi foreslo i forbindelse med høringen at sykepengene i arbeidsgiverperioden blir beregnet ut fra hva den enkelte hadde avtale om å motta i sykdomsperioden. Det ville etter vår oppfatning være tidsbesparende for arbeidsgivere, uten at det ville fratatt ansatte retten til full lønnsdekning under sykdom. At dette ikke ble tatt til følge fører til at mange velger å ikke følge regelverket, med de konsekvensene det får, sier Stokstad.

På tide å digitalisere sykefraværshåndteringen?

Manuelle rutiner og spørsmål om sykefravær tar mye tid både for ansatte, ledere og administrasjon. Med Simployer Sykefravær går det raskt å registrere sykefravær og få en korrekt oversikt over fraværet. Les mer her.