Mer sykefravær i åpent kontorlandskap
Simployers HMS-rådgiver Anne Sandtorp sier virksomheter som jobber i åpent kontorlandskap eller med delte kontorer, må kartlegge risikoen for økt sykefravær.

Mer sykefravær i åpent kontorlandskap

Ansatte som jobber i åpent kontorlandskap eller deler kontor har høyere risiko for å bli sykmeldt, viser ny forskning. Det ekstra sykefraværet kan koste så mye som 6 milliarder kroner i året.

     

Åpent kontorlandskap har blitt stadig mer populært de siste årene, både i privat og offentlig sektor. Ikke minst fordi det er plasseffektivt, og dermed kostnadseffektivt.

En studie STAMI har gjort, viser imidlertid at kostnaden i form av økt sykefravær kan være betydelig. Ifølge undersøkelsen er risikoen for sykmelding fra lege henholdsvis 18 og 12 prosent høyere for de som deler kontor eller jobber i åpent kontorlandskap enn for de som har eget kontor.

– Resultatene i vår studie bekrefter tidligere funn fra Sverige og Danmark. Men en vesentlig styrke ved vår undersøkelse er at vi har brukt legemeldt sykefravær fra NAV, fremfor selvrapporterte data, som vil si at ansatte selv oppgir om de har hatt sykemeldingsperioder, skriver forskerne om undersøkelsen.

Lengden på sykefraværet er det samme

Lengden på sykefraværet er imidlertid ikke påvirket av om ansatte deler kontor, jobber i åpent landskap eller har eget kontor.

– Analysene våre viser er at det ikke er forskjell i antall dager med sykefravær mellom ansatte med ulike kontorløsninger når man først har blitt sykemeldt. De har altså samme lengde på fraværet når man først har blitt syk. Det heller er ingen grunn til å tro at ansatte i åpne og delte landskap skal har mer plager enn ansatte i cellekontor når de først har blitt syke. Resultatene viser bare at de er oftere syke, sier forsker Morten Birkeland Nielsen til Simployer.

Usikker årsak

Forskerne bak STAMI-undersøkelsen tror årsakene til økningen er sammensatte, men trekker frem økt fare for smitte, støy og andre forstyrrelser, samt manglende mulighet til å konsentrere seg, som sannsynlige forklaringer.

– Vi har planer om å følge opp studien og vil blant annet undersøke om det er forskjeller i spesifikke helseplager blant ansatte med ulike kontorløsninger, opplyser Birkeland Nielsen.

Koster mer enn 6 milliarder

Et regnestykke Simployer har satt opp basert på tall fra STAMI og Sintef, tyder på at det ekstra sykefraværet har en samlet kostnad på mer enn 6 milliarder kroner i året.

Regnestykket tar utgangspunkt i at overkant av en halv million arbeidstakere som jobber på delt kontor eller i åpent kontorlandskap i gjennomsnitt har 4,38 ekstra dager med sykmelding hvert år. Hvis vi tar utgangspunkt i Sintef sitt anslag på ca. 3000 kroner pr. sykefraværsdag i tapt produksjon og økte kostnader, blir totaltallet for disse mer enn 20 millioner ekstra sykefraværsdagene over 6 milliarder kroner i året.

Må inn i kartlegging og risikovurdering

Simployers HMS-rådgiver Anne Sandtorp sier forskningen er interessant, og at arbeidsgivere som planlegger eller allerede har ansatte i delte kontorer eller åpent kontorlandskap, må ta dette inn i sin kartlegging og risikovurdering.

– Åpent kontorlandskap er en arbeidsmiljøfaktor som kan ha stor påvirkning på arbeidet, og som en arbeidsmiljøfaktor skal det kartlegges på linje med andre faktorer i virksomheten. Arbeidsgiver skal ha oversikt over utfordringer i sin virksomhet, herunder åpent landskap, og utfordringene skal kartlegges og risikovurderes uavhengig av sykefravær.

Med bakgrunn i risikovurderingen må arbeidsgiver iverksette tiltak for å redusere risikoen.

Viktig å kartlegge årsakene

Anne Sandtorp i Simployer mener det er bra at forskerne planlegger å følge opp med tanke på å undersøke om det er forskjeller i spesifikke helseplager blant ansatte med ulike kontorløsninger.

— En slik undersøkelse kan være vesentlig for valg av tiltak for å begrense «sykefraværseffekten» av delt kontor og kontorlandskap. Dette er også en type undersøkelse eller kartlegging som det kan være vanskelig for arbeidsgiver å gjøre selv, siden hver og en arbeidsgiver har et nokså begrenset antall sykmeldinger å ta utgangspunkt i. Det betyr både at resultatet ikke nødvendigvis blir så representativt, ikke en gang i den enkelte virksomheten, og det vil kunne oppleves mer ukomfortabelt og privat å snakke om enn det både leder og medarbeider setter pris på, sier Sandtorp.

Hun understreker at vi absolutt må snakke med hverandre om funksjonsevne, og hva vi klarer og ikke, men at hun mener det vil være bra å ha et underlag basert på et større utvalg enn den enkelte virksomhet.   

– Da kan man vurdere og diskutere betydningen av funnene i den enkelte virksomheten, og så se på forebyggende tiltak for alle eller evt. grupper med spesielle arbeidsoppgaver, avslutter Sandtorp.

På tide å digitalisere sykefraværshåndteringen?

Manuelle rutiner og spørsmål om sykefravær tar mye tid både for ansatte, ledere og administrasjon. Med Simployer Sykefravær går det raskt å registrere sykefravær og få en korrekt oversikt over fraværet. Les mer her.