Når hjemmekontor blir en fast ordning

For ansatte med tradisjonelle kontorjobber, har det blitt mye hjemmekontor denne våren. Det skjedde etter at Helsedirektoratet i midten av mars ba alle arbeidstakere som har mulighet til det om å jobbe hjemme, for å unngå spredning av koronaviruset.

Nylig fikk konsernsjefen i Telenor mye oppmerksomhet, da han sa at de ansatte fremover selv kan velge om de ønsker å jobbe hjemmefra eller på jobben, på bakgrunn av gode erfaringer gjennom koronakrisen. 

Skal i utgangspunktet gjøres avtale

– I perioden vi nå har vært gjennom, hvor myndighetene oppfordret ansatte til å jobbe hjemme for å unngå koronasmitte, har det vært greit at arbeidsgiver sender ansatte på hjemmekontor uten at det gjøres noen avtale om dette. Når vi nå etter hvert går inn i en normalsituasjon kan imidlertid ikke arbeidsgiver pålegge ansatte å jobbe hjemmefra, og det må gjøres en skriftlig avtale, sier Simployers juridiske HR- og ledelsesrådgiver Hans Gjermund Gauslaa.

Avtale om hjemmearbeid er regulert gjennom en egen forskrift, hvor det er omtalt hva den skriftlige avtalen skal inneholde.

- Blant annet må omfanget av hjemmearbeidet, arbeidstid og når arbeidstaker skal være tilgjengelig for arbeidsgiver inn i avtalen. Hvis avtalen er midlertidig må det stå noe om varigheten. Den må også inneholde informasjon om hvordan avtalen kan sies opp, sier Gauslaa.

Unntak fra arbeidstidsbestemmelsene

Når man har en fast avtale om å jobbe hjemme, er man ifølge forskriften unntatt fra mange av arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven.

– Det er viktig å være klar over at unntakene fra arbeidstidsreglene ikke gjelder ved kortvarig eller tilfeldig hjemmearbeid. Hjemmearbeid må altså være en fast avtalt ordning for at bestemmelsen skal komme til anvendelse, sier Hans Gjermund Gaulsaa.

Siden rammene for gjennomsnittsberegning ikke gjelder når man jobber hjemme, mener Simployers arbeidsrettsjurist at den ansatte fritt kan velge når det avtalte arbeidet utføres.

– Hvis man for eksempel har avtalt at 15 arbeidstimer i uka skal gjøres på hjemmekontor, er det ikke noe i veien for at hjemmekontortimene kan gjennomsnittsberegnes, for eksempel ved å jobbe 10 timer en dag og fem timer en annen dag, sier Gauslaa.

Hvis arbeidsgiver ønsker at medarbeideren skal gjøre arbeidet i ordinær arbeidstid, bør dette inn i den skriftlige avtalen.

Skattefritt utlån av utstyr

Videre er det naturlig å avtale skriftlig hva slags utstyr som skal brukes hjemme, og hvem som skal betale for bruken. Arbeidsgivers utlån av datautstyr som arbeidstaker trenger får å arbeide på hjemmekontoret beskattes ikke.

Simployers økonomirådgiver Øivind Elvestad sier arbeidsgiver kan utbetale en trekkfri utgiftsgodtgjørelse for bruk av hjemmekontoret. Følgende vilkår må da være oppfylt:

• Det foreligger behov for hjemmekontor
• Hjemmekontoret består av eget rom som kun benyttes til dette formålet (kombinerte rom godtas ikke)
• Godtgjørelsen ligger innen det beløp arbeidstaker ville hatt fradragsrett for ved ligningen.
  • Det enkleste her er å utbetale takseringsreglenes sats på kr 1 850 pr. år.
• Arbeidstaker leverer underskrevet utgiftsoppgave som viser beløpets art og størrelse og hvordan beløpet er beregnet
• Arbeidsgiver har ikke grunn til å tro at beløpet gir arbeidsvederlag

Kan være tilretteleggingstiltak

Simployers HMS-rådgiver Anne Sandtorp mener hjemmekontor kan være en god løsning i mange sammenhenger. Ikke minst som et mulig tilretteleggingstiltak eller tiltak for inkluderende arbeidsliv. 

– Det kan være et tiltak både ved tidsklemme i forskjellige livsfaser, ved gradert sykefravær og kanskje også som et slags «distriktspolitisk» virkemiddel ved at man kan bo et annet sted enn virksomheten holder til. Brukt på rett måte kan hjemmekontor understøtte selvbestemmelse, påvirkning på egen arbeidshverdag og opplevelsen av tillit, og kan derfor være et svært positivt arbeidsmiljøtiltak, sier Sandtorp. 

Fullt forsvarlig arbeidsmiljø på hjemmekontoret

Selv om deler av arbeidsmiljøloven er unntatt hjemmekontor, krever forskriften fortsatt et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, og arbeidsgiver skal så langt det er mulig forsikre seg om dette. Det er et krav at bruken av hjemmekontor er en del av virksomhetens systematiske HMS-arbeid (internkontroll), noe som blant annet innebærer kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidet.

 – Verneombud og arbeidsmiljøutvalg, AMU, skal påse at hjemmekontorløsninger er en del av det systematiske arbeidet. De skal, så langt det er mulig, ivareta arbeidstakernes interesser i spørsmål som knytter seg til den enkeltes arbeidsmiljø. Likevel er det viktig å merke seg at verken arbeidsgiver, verneombud eller arbeidsmiljøutvalg har tilgang til hjemmekontoret uten at det er avtalt, sier Anne Sandtorp i Simployer. 

 «Fjernledelse»

Hun understreker at det er viktig at ledere som har arbeidstakere som kun, eller i hovedsak, jobber fra hjemmekontor praktiserer egnet ledelse for disse. Ledelse av medarbeidere som sitter andre steder enn der leder befinner seg, omtales noen ganger som «fjernledelse». Betegnelsen mislikes av noen, nettopp fordi relasjonen leder-medarbeider ikke skal være fjern. Når fysisk avstand er stor, er det desto viktigere at dialog og oppfølging er tett og god, både for å sikre tilfredsstillende kvalitet, fremdrift og arbeidsmiljø.  Hvordan virksomheten ivaretar dette skal altså planlegges og følges opp som en del av det systematiske arbeidsmiljøarbeidet.

Hva med en eventuell arbeidsulykke og yrkesskade?

– Dersom det er avtalt at arbeidstaker skal arbeide hjemmefra, vil dette ansees som arbeidssted. Både folketrygdlovens bestemmelser om yrkesskade og yrkesskadeforsikringen vil derfor gjelde hvis man skulle skade seg, så sant de øvrige kriteriene for en yrkesskade er oppfylt. Kort fortalt må det være snakk om en arbeidsulykke på arbeidsstedet, i arbeidstiden mens arbeidstaker er i arbeid.

Utfordringen ved arbeid hjemmefra kan imidlertid være hyppigere bytter og mer uklare skiller mellom arbeid/fritid, hva som defineres som arbeidssted og om du faktisk var i arbeid på skadetidspunktet. Det vil derfor være spesielt viktig med en god beskrivelse av omstendighetene rundt skaden når man melder den inn.