Slik gjør du medarbeidersamtalen mer meningsfull

Medarbeidersamtalen har fått mye oppmerksomhet i media. Uttrykk som verdiløs, dødsdømt og klamt pliktløp har vært flittig brukt om denne samtalen.

Det er forsket mye på medarbeidersamtalen, og forskningen viser at de fleste organisasjoner ikke får noe særlig utbytte av den. Stadig flere velger å begrave samtalen, for heller å ta i bruk kortere men oftere én-til-én-samtaler.

Dette kan være en løsning for noen, men min erfaring er at en god hovedsamtale fortsatt har livets rett dersom man gjennomfører denne på en kvalitetsmessig og profesjonell måte. Da må samtalekonseptet være brukervennlig, og medarbeideren oppleve den som nyttig og hensiktsmessig.

Avklar hva du vil oppnå

Det er et dårlig utgangspunkt hvis medarbeidersamtalene bare blir utført for å tilfredsstille kravene fra HR-avdelingen, eller hvis leder og medarbeider ikke ser hensikten og nytteverdien av dem.

Det er nyttig å spørre seg: «Hva ønsker organisasjonen egentlig å oppnå med Medarbeidersamtalene? Og deretter; «hvordan er samtalekonseptet bygget i forhold til dette?»

Mange ledere er usikre på hvordan man skal gjennomføre samtalen, så det er viktig å trene lederne i hvordan gode medarbeidersamtaler gjennomføres. Like viktig er det å gi opplæring til medarbeiderne. Hva er en medarbeidersamtale, og hva er den ikke? Hva er hensikten? Hvordan og hva skal de forberede seg på? Hvorfor skal de glede seg og ikke grue seg? Hva kan de forvente av lederen i samtalen?

Det er lederen som har ansvaret for sørge for god kvalitet på samtalene, og å holde samtalen på det nivået den skal være, slik at den ikke forfaller til en uforpliktende hyggelig prat. Greaker understreker at medarbeidersamtalen skal ha en hensikt, og den skal være til nytte for organisasjonen, men i like stor grad være til nytte for medarbeideren.

Ikke bruk et standardskjema

Jeg vil fraråde bedrifter å bruke et standardisert skjema for alle medarbeiderne.

Ofte består samtalekonseptet av et skjemavelde, hvor det viktigste blir å fylle ut og sende inn. Man bruker gjerne samme skjema for alle, selv om man vet at alle er ulike og har ulike behov. I stedet burde man hatt mer fleksible rammer rundt samtalen, slik at ledere kan tilpasse mer til individuelle behov. Det viktigste er ikke skjemaet, men innholdet i samtalen og ikke minst hvordan dette blir fulgt opp resten av året.

Dårlige medarbeidersamtaler har i beste fall ikke noen effekt i det hele tatt, og i verste fall virker direkte skadelig.

Medarbeidersamtaler med ansatte som har lav indre motivasjon kan virke mot sin hensikt og gjøre vondt verre. De kan demotivere, kvele arbeidsglede, initiativ og faglig og personlig utvikling.

Den ansattes opplevelse er avgjørende

Gode medarbeidersamtaler kan imidlertid gi økt trivsel og motivasjon, større åpenhet og trygghet, bedre kommunikasjon, avklaring av forventningene til arbeidssituasjonen og gi lavere turnover og høyere firmalojalitet.

Forskning viser at hvordan arbeidstakerne opplever medarbeidersamtalen er helt avgjørende for utfallet.

Dersom arbeidstakerne opplever medarbeidersamtalen som nyttig, og at han eller hun får nøyaktige, gode og rettferdige tilbakemeldinger, kan samtalene være verdifulle.

Medarbeidersamtalen er ikke noen juridisk eller disiplinær samtale. Det bør ikke føres referat fra medarbeidersamtalene, men lages en oppsummering av det man har avtalt av mål, kompetanseutviklingstiltak, karriereplaner osv, som er like forpliktende for begge parter å innfri.

Viktig med oppfølging resten av året

Det holder ikke å tro man er ferdig med den ene samtalen. Det er nå jobben begynner med regelmessige én-til-én samtaler, gjerne så ofte som en gang i måneden.

I disse skal leder støtte, coache og veilede medarbeiderne slik at avtalte mål nås. Målene er levende og skal justeres underveis. Ting endrer seg raskt og dette kan påvirke det man avtalte i medarbeidersamtalen. Det er også her leder motiverer, gir tilbakemeldinger og anerkjennelse.

Gratis e-bok: Slik velger du riktig personalhåndbok.