Slik halverte Moelven Modus sykefraværet
HALVERT SYKEFRAVÆR: Kari Anne Hole i Moelven Modus fortalte på Sykefraværsdagen om hvordan de har halvert sykefraværet siden 2010.

Slik halverte Moelven Modus sykefraværet

Moelven Modus hadde et sykefravær på 14,2 prosent. Ved hjelp av systematisk arbeid har de redusert sykefraværet med mer enn 50 prosent.

     

Moelven Modus innreder kontor og næringsbygg. I løpet av et år skaper de 450 ansatte i Norge og Sverige 25.000 rom.

204 av de ansatte er montører som jobber ute på byggeplasser, 85 er funksjonærer og 24 er operatører i fabrikken på Jessheim, dette er rollefordelingen på de ansatte i Norge, fortalte HR-ansvarlig Kari Anne Hole de flere hundre deltakerne på Sykefraværsdagen 2019.

- Det er mye fysisk arbeid blant våre ansatte. Det er mye bæring, sjauing ut og inn og opp og ned av gardintrapper og stillaser . Veldig mange av våre ansatte har tungt arbeid over tid, og det påvirker også sykefraværet, sa Hole på konferansen.

SE HELE FOREDRAGET: I vår læringsportal kan du se hele foredraget til Kari Anne Hole fra sykefraværsdagen 2019

Kriseåret 2010

I begynnelsen av 2010 ble sykefraværet så høyt, at selskapet fant ut at noe måtte gjøres. De sendte da ut et skriv hvor de beskrev problemet, og hvor alvorlig det var.

- Toppen, eller bunnen om du vil, nådde vi i januar og februar 2010. Vi hadde da et sykefravær på 14,2 prosent. Det utgjorde en kostnad på 650.000 kroner bare for disse to månedene. Av våre 300 ansatte var det 42 gode kolleger som var borte hver eneste dag. Det gjør noe med bedriften, det gjør noe med arbeidsmiljøet og ikke minst effektiviteten ute på fabrikken og prosjektene våre, sier Hole.

Trengte ekstern hjelp

Hun fortalte at Moelven på dette tidspunktet erkjente at de trengte hjelp fra en tredjepart.

- Det var stort behov for å øke kunnskapsnivået om hva vi som arbeidsgiver kan kreve og hvilke plikter den enkelte ansatte har ved sykefravær. Vi startet med å invitere alle våre ledere som hadde ansvar for sykefraværsoppfølging, sammen med tillitsvalgte og verneombud til et kurs med Berit Stokstad fra Infotjenester. Så tok vi med oss Stokstad ut til noen av avdelingskontorene våre, for å skape en felles forståelse. Dette gjorde det mye lettere for lederne der ute å jobbe systematisk over tid med den enkelte medarbeider, fordi alle satt på samme kunnskap om hvordan sykefravær skulle håndteres.  

I løpet av det første året gikk sykefraværet ned fra 14,2 til 8,3 prosent – som er en nedgang på mer enn 40 prosent.

- I Moelven Modus  kaller vi det bare for Stokstad-effekten, sa Kari Anne Hole til applaus fra deltakerne på Sykefraværsdagen. 

Utfordret etablerte sannheter

Gjennom opplæringen ble både ansatte og ledere utfordret på etablerte sannheter, som hadde satt seg i organisasjonen:

  • Legen bestemmer
  • Syk = 100 % hjemme
  • Gradert sykmelding, medarbeider bestemmer hva og når
  • Forskjellsbehandling
  • Vi følger ikke lovverket
  • Underkjenne sykmeldinger
  • Forebyggende arbeid og tidlig tilrettelegging
  • Gjengangere

- Vi måtte fortelle om hvilke diagnoser som ikke gir rett til sykepenger. Samtidig måtte vi bli mye bedre på meldeplikten, altså hvilken dokumentasjon som må ligge til grunn ved et sykefravær. Funksjonsevne og arbeidsevne er vanskelig, og det jobber vi fortsatt med, men vi har veldig god kommunikasjon med mange, fortalte Hole på konferansen.

Gradert sykmelding

Samtidig har Moelven Modus jobbet mye med bevissthet rundt gradert sykmelding.

- Gradert sykmelding er et litt krevende tema, som kan være litt sårt. For mange er det helt klart det beste å bli hjemme med 100 prosent sykmelding, for så å komme tilbake 100 prosent frisk. Samtidig kan du ikke gjøre det med alle. Likebehandling er forskjellsbehandling. Vi må hele tiden tilpasse oss den personen vi har med å gjøre. Er du 50 prosent sykmeldt, så trodde veldig mange hos oss at når de kommer klokka 7, så er de ferdige klokka 11. Da har de jobbet 50 prosent. Men så er det jo ikke helt sånn. Vi er sykmeldt 50 prosent, men ikke fra arbeidstiden. Funksjonsevnen vår er 50 prosent nedsatt, men det kan godt være at man skal jobbe 100 prosent likevel. Det måtte vi jobbe mye med å skape forståelse for, sier Kari Anne Hole.  

Som et eksempel trakk hun frem en gjenganger med mye sykefravær, som fikk beskjed om å sette seg i en campingstol for å lære opp innleide arbeidstakere. Denne håndverkeren, som var vant til en aktiv arbeidshverdag, satt ikke lenge i stolen.  

Vurdere arbeidsforholdet til langtidssyke

- En periode ringte jeg og en kollega rundt til avdelingskontorene hver fredag og sa at nå er det sykefraværsoppfølging. Det ble veldig godt mottatt, for da var vi tett på. Og det er det det handler om: Å være tett på hele tiden for å oppnå resultater, understreker Hole.

I Moelven Modus er de nå også bevisste på å vurdere arbeidsforholdet, når en ansatt har vært syk lenge og det ikke er utsikter til å komme tilbake i jobb.

- Vi er i byggebransjen, som er en tøff bransje. Det er dessverre flere av våre ansatte som ikke kan stå til pensjonsalder på grunn av belastningen. Da er det viktig at vi som selskap er tydelige på hva som gjelder hos oss. Den røde tråden, likebehandlingen. Alle må vite at dersom du er sykmeldt mer enn 52 uker og det ser ut til at du ikke kan komme tilbake i jobb, så kan du få en invitasjon til et drøftelsesmøte, og du kan bli sagt opp. Vi er opptatt av å oppfordre  våre sykemeldte medarbeider til å ha god kontakt med NAV og bruke de hjelpemidlene som er der ute.  Vi må sørge for at de får en god vei ut av vår bedrift, hvis det skal gå den veien. Nøkkelen er kommunikasjon og forutsigbarhet, sier Kari Anne Hole.  

Halvering på 9 år

Siden 2010 har sykefraværet i Moelven Modus fortsatt å synke, og er i dag på 6,1 prosent. Det er mer enn en halvering av sykefraværet fra bunnpunktet i begynnelsen av 2010.

- Jeg må skryte av organisasjonen vår, og hva de klarer å få til. På HR har vi bare lagt til rette for at man skal lære seg litt mer, men det er organisasjonen som gjør jobben der ute. Vi har et mål om å nå et sykefravær på 4,4 prosent, så vi har fortsatt en vei å gå for å nå målet vårt. Men det er klart; en halvering av sykefraværet i løpet av 9-årsperioden skal vi være fornøyd med, sa Kari Anne Hole til de flere hundre deltakerne på Sykefraværsdagen 2019.

På tide å digitalisere sykefraværshåndteringen?

Manuelle rutiner og spørsmål om sykefravær tar mye tid både for ansatte, ledere og administrasjon. Med Simployer Sykefravær går det raskt å registrere sykefravær og få en korrekt oversikt over fraværet. Les mer her.