Slik kan du endre dekningen av reiseutgifter

Store deler av norsk arbeidsliv dekker reisegodtgjørelse etter statens særavtale. På den måten slipper de selv å ta stilling til og forhandle om hva som er rimelig kompensasjon for utgifter de ansatte pådrar seg ved reise.

I utgangspunktet står imidlertid arbeidsgiver fritt til å velge hvordan slike utgifter kompenseres, sa Infotjenesters juridiske HR- og ledelsesrådgiver Hans Gjermund Gauslaa under Lønnsmedarbeiderdagen 2018.

- Det er ingen lovregler som regulerer hvordan arbeidsgiver skal kompensere utgifter de ansatte har i forbindelse med reise. Det er for eksempel ingen ting i veien for å ha en ordning hvor de ansatte får dekket de faktiske utgiftene, gjerne med retningslinjer for når det er greit å pådra seg utgifter på en reise, sier Gauslaa.

Må ikke følge statens særavtale

Gauslaa sier det i utgangspunktet bare er de statlige virksomhetene som er forpliktet til å følge satser og regler i statens særavtale.

- Det er imidlertid lang tradisjon også i det private næringslivet å knytte seg opp til satsene og reguleringene i den statlige avtalen. Det er først nå når det har blitt et misforhold mellom satsene i særavtalen og skattesatsene at det har blitt et press på denne ordningen. Det har rett og slett blitt litt tungvint for arbeidsgiver, sier Gauslaa.

Bundet opp av avtaler

Mange private virksomheter er imidlertid bundet av avtaler som forplikter dem til å følge satsene i statens særavtale. I slike tilfeller er det ikke sikkert at det er så enkelt å få endret på dette.

- Det arbeidsgiver må gjøre er å vurdere hva som er grunnlaget for de reglene de har i dag. Hvis det er avtaler, så må arbeidsgiver i utgangspunktet følge disse avtalene. Eventuelt er det mulig å prøve å endre avtalene som er inngått. Sentralt inngåtte tariffavtaler kan det være krevende å få endret, fordi man har liten direkte påvirkning. Hvis det er snakk om en lokal avtale, så kan man snakke med den tillitsvalgte, eventuelt si opp denne avtalen, reforhandle og prøve å få på plass nye regler, sier Gauslaa.

Endre for nye ansatte

Dersom forpliktelsen til å dekke reiseutgifter etter satsene i statens særavtale er tatt inn i arbeidsavtalen med den enkelte ansatte, så kan du ikke uten videre endre dette.  Her må du prøve å bli enig om en ny avtale med arbeidstakeren.

- Det er naturligvis mulig å gjøre endringer for alle nyansatte. Da kan du legge inn andre regler i arbeidsavtalene enn du har gjort til nå. For ansatte som allerede har en avtale, kan ikke arbeidsgiver ensidig pålegge en endring. Da har du bundet opp den styringsretten du i utgangspunktet har gjennom avtalen som er inngått, sier Gauslaa.

For å beholde en mulighet til å endre retningslinjene for dekning av slike utgifter kan det f eks tas inn i arbeidsavtalen at arbeidstaker har rett på dekning av reiseutgifter i samsvar med bedriftens til enhver tid gjeldende retningslinjer. Retningslinjene, herunder eventuelle satser, kan da f eks fremgå av personalhåndboken.