Slik kommer du i gang med HR-analyse

Toppledelsen forventer i økende grad at HR er proaktive og bidrar til å nå forretningsmål. For å kunne innfri disse forventningene bør HR i større grad bruke analyser for å velge og evaluere nytteverdien av tiltak.

Rapportering er ikke analyse

Arve Kvalsvik i Evidente har jobbet med HR-analyser i mange år. Han har nylig gjennomført en undersøkelse med 180 respondenter som viser hvordan HR i norske virksomheter bruker analyser i sitt arbeid.

- Jeg synes det er hensiktsmessig å skille tradisjonell rapportering fra det vi kaller HR-analyser. Tradisjonell rapportering innebærer at en henter ut tall på ting som sykefravær, antall ansatte, turnover, hvor lang tid en bruker på ansettelser og lignende. En rapporterer til ledergruppen som legger det inn i årsrapporten, i tillegg til at en trekker ut tall på bestilling fra ledere.

- Det er en reaktiv tilnærming til analyser, og en bruker i størst grad enkle analyseteknikker som gjennomsnittsberegninger eller opptellinger. I noen tilfeller gjør en krysskoblinger, for eksempel av hvilke aldersgrupper som er mest sykemeldte, og en sammenligner kanskje egne tall med en «benchmark» for å se hvordan en ligger an. I ca. 90 prosent av virksomhetene jobber HR på denne måten. Jeg finner det i min undersøkelse, og tallene samsvarer med hva som er funnet i andre land, sier Kvalsvik. 

Under 10 prosent gjør HR-analyse

Denne type rapportering er noe litt annet enn det vi omtaler som HR-analyser. Da tar en utgangspunkt i virksomhetsmålene og bruker analyser for å finne hvordan en bør jobbe for å nå disse mest mulig effektivt. 

- Det kan være at en bruker analyser for å identifisere hva som skiller selgerne som presterer fra resten, hva som typisk skjer før ansatte sier opp jobben sin, hva som øker sjansen for ulykker på arbeidsplassen eller lignende. I underkant av 10 prosent av norske virksomheter jobber på denne måten i dag, men jeg antar at det kommer til å øke i årene som kommer, sier Kvalsvik.

Begynn med å øve

Mange HR-ansatte har begynt å jobbe med HR fordi de liker å jobbe med mennesker. Ikke alle har den analytiske kompetansen som skal til for å gjøre mer avanserte HR-analyser.

- At de fleste HR-avdelinger i dag i praksis jobber med rapportering, og ikke analyser, er jo på sett og vis også litt oppmuntrende. Det betyr at mange har store muligheter, samtidig som de ikke trenger å ha prestasjonsangst. Ta deg tid til å lære litt mer om HR-analyser og øv deg på noen enkle prosjekter før du tar diskusjonene med lederne i organisasjonen. Tren deg på data som er lett tilgjengelige i dag, for eksempel gjennom å koble avdelingsresultatene fra arbeidsmiljøundersøkelsen til avdelingenes sykefravær. Forhåpentligvis finner du noe interessant som gjør deg både mer nysgjerrig og trygg på å kunne ta steget videre til et annet prosjekt.

 «Kjedelige» data kan bli nyttige

Arve Kvalsvik sier HR-avdelingen ofte har lett tilgang til data som i utgangspunktet kan fremstå som kjedelige, men som potensielt kan gi stor nytte.

- Tenk litt fritt – hvilke forhold er det som potensielt sett kan føre til at en ansatt velger å si opp? Når en person får barn, eller når barnet kommer i skolealder. Når en familie velger å flytte lengre bort fra jobben eller når den ansatte har sittet i samme stilling over mange år. Informasjon som dette har en som regel lagret i personalsystemet. Det er ikke så veldig komplisert å trekke ut denne informasjonen og gjøre en analyse av hva som typisk skjer i din virksomhet før en ansatt velger å si opp jobben. Denne type innsikt kan hjelpe dere å lage rutiner som gjør at dere tar en prat med ansatte når risikoen for turnover øker, heller enn at dere først reagerer når oppsigelsesbrevet ligger på pulten til lederen. Der ligger altså mye gull i de kjedelige dataene i personalsystemet, sier Kvalsvik.

Trekk inn andre avdelinger

Når HR begynner å bli tryggere på enkel analyse, er det ikke så mye som skal til for å trekke inn data også utenfor HR for å gjøre mer avanserte analyser.

- Veien er ikke så lang fra å måle sykefravær til å analysere HR-data mot kundetilfredshet og salg. Disse tallene er også ofte ganske lett tilgjengelige. Når du har blitt litt mer komfortabel med analyse kan du involvere linjelederne og forsøke deg på et referanseprosjekt som kan åpne veien for større og viktigere prosjekter, sier Kvalsvik.

Bli en viktig forretningspartner

Arve Kvalsvik peker på at hvilke type mål og resultater som rapporteres til lederne i virksomheten påvirker hvordan HR blir oppfattet.

- Rapporteres kun hvor mye ting koster, hvor lang tid prosesser tar og lignende er det lett at lederne ser HR som et område der en ønsker å gjøre kutt eller øke effektivitet. HR blir altså sett på som et område for besparing heller enn en kilde til verdiskapning.

- Analyser har potensial for å sette HR i en annen posisjon, der det vil bli lettere for ledere å se hvordan tiltak rettet mot ledelse, teamutvikling, rekruttering, kultur og lignende henger sammen med «harde mål» i virksomheten. Vi må huske at de fleste ledere ikke har utdanning innen HR, og at det er opp til HR å hjelpe dem til å se hvordan de bør jobbe med organisasjonen for å øke sjansen for å lykkes.

Ikke alle må kunne analyse

Den erfarne HR-analytikeren sier det ikke er nødvendig at alle i HR-avdelingen kan avansert analyse og statistikk. Det holder at en eller noen få besitter den kompetansen, eller at man kjøper denne kompetansen eksternt.

- Alle trenger ikke å kunne analysere data i SPSS. HR-avdelinger som deler et felles analytisk tankesett og en grunnleggende forståelse for hva HR-analyser er, har imidlertid noen fordeler. Sjansen er da større for at en tar hensyn til mulighetene for analyser når en kjøper inn et nytt HR-system, designer et nytt lederutviklingsprogram, involverer en ekstern partner i å gjennomføre en organisasjonsundersøkelse, og lignende. En unngår for eksempel at en har ulike navn på avdelinger i ulike systemer, noe som gjør det vanskelig å koble sammen data.

I tillegg blir det jo lettere å diskutere HR seg imellom dersom en har en felles forståelse og et felles språk.

- Helt til slutt har jeg lyst til å trekke frem at få ting er morsommere enn å se hva som er effekten av tiltakene som en jobber med. Det bidrar både til å gi jobben med HR mening, i tillegg til at det gir deg gode referanser for din videre karriere. For HR-analyser og en evidensbasert tilnærming til arbeidet er nok kommet for å bli, så jeg ser egentlig ingen god grunn til å ikke bli med på denne reisen, avslutter Kvalsvik.