Slik lykkes du med avstandsledelse

Vigdis Austrheim har 15-års ledererfaring, og de siste 20 årene har hun i hovedsak ledet ansatte på avstand eller blitt ledet på avstand. Det er en virkelighet stadig flere kjenner seg igjen i. Ikke minst nå i disse koronatider, hvor mange jobber i karantene. 

– Jeg opplever at flere og flere jobber et annet sted enn lederen sin. Flere store reformer i det offentlige har for eksempel ført til at mange offentlig ansatte nå ledes fra andre steder enn der de jobber. IT-utviklere er et annet eksempel på arbeidstakere som vanligvis kan gjøre jobben hvor som helst. Dermed har mange ledere forstått at de ikke skal la seg begrense av hvor de ansatte fysisk befinner seg, og heller bli gode på å lede arbeidstakere som befinner seg et annet sted enn deg selv, sier Austrheim.

Hun mener avstandsledelse, eller fjernledelse som noen kaller det, kan fungere minst like godt som å lede ansatte på samme sted.

– Jeg liker ikke så godt å kalle det fjernledelse, for noe av nøkkelen er at du ikke skal være fjern. Noen av de beste lederne jeg har hatt har sittet andre steder enn meg selv. Jeg har også selv fått gode tilbakemeldinger fra ansatte jeg har ledet på avstand, sier Austrheim.

BITS

For å lykkes med å lede ansatte på avstand, er det særlig noen viktige prinsipper du må følge. Vigdis Austrheim bruker gjerne akronymet BITS for at de skal være enklere å huske.

– BITS står for bevisst, inspirerende, tydelig og strukturert. Det er fire stikkord du bør ha spesiell oppmerksomhet på når du leder ansatte som jobber andre steder enn deg selv, sier hun.

I et direktesendt nettkurs 19. mars vil Vigdis Austrheim gå gjennom disse fire punktene, og gi noen nyttige hjelpemidler for å håndtere god avstandsledelse.

Vær alltid bevisst

Det første punktet handler altså om å være bevisst. Vigdis Austrheim mener det er helt avgjørende for å lykkes med avstandsledelse.

– Du er helt nødt til å være bevisst i alt du gjør. Du må være bevisst på hvordan du leder møter og at møtene gir verdi. Du møter mange utfordringer når du leder på avstand. Hvis du for eksempel leder en tverrfaglig gruppe fra Trondheim og noen av de ansatte jobber i Stavanger, så er det en risiko for at de ansatte i Stavanger føler mer tilknytning til de andre i Stavanger enn til teamet. Det kan gjøre det krevende å få dem til å følge dine mål. Når du først møter de ansatte, så må du møtes bra. Ikke kast bort tid på dårlige møter. Det handler rett og slett om å tenke gjennom hvilke møter vi skal ha, og hvordan de skal gjennomføres.

Inspirerende

Det er bred enighet om at det er viktig å bygge opp indre motivasjon hos medarbeiderne, for å få de til å trives og prestere bedre. Denne tillitten og lojaliteten må du bygge på en annen måte ved avstandsledelse.

– For at de ansatte skal ønske å være med i teamet og føle tilhørighet, så må du jobbe bevisst med å være en inspirerende leder som folk har lyst til å jobbe for. Dette er særlig viktig å jobbe med de gangene du faktisk møter de ansatte fysisk. Da bør du prioritere å jobbe med lojalitet og tillitt, og ikke alt mulig annet som du kan ta i et videomøte i etterkant.

Av den grunn bruker Austrheim blant annet alltid kameraet i videomøter for å skape tilhørighet. Det krever hun også at alle ansatte gjør.

Tydelighet

Det tredje ordet i Vigdis Austrheim sitt akronym BITS er tydelighet.

– Når du leder på avstand vil du ikke få med deg den praten som skjer på vei ut av møtet og ved kaffemaskinen i etterkant. Derfor må du være mye tydeligere på forventninger og rammer for hva som er oppgavene, slik at dere kan ha full tillitt uten å se hverandre. Du må vite at medarbeiderne jobber uten at du ser dem. Eventuelle uenigheter tas i møter, og det innebærer at du ikke kan være konfliktsky. Du må jobbe med å bygge en tillit til deg og en teamkultur som gir de ansatte trygghet til å si det de mener der og da. Eventuelle klager eller uenigheter må komme frem i dette fora eller direkte til meg i etterkant, ellers kan jeg ikke gjøre noe med det, sier Austrheim.  

Strukturert

Flere av punktene over inneholder elementer av struktur; som altså er det siste stikkordet.

– Struktur handler for eksempel om at det er nulltoleranse for å fomle med teknologi ved oppstart av møter. Sett tydelige forventninger og gi alle få opplæring slik at de vet hvordan onlinemøteverktøyene skal brukes. Da unngår du å bruke viktig møtetid på problemer med møteromsystemet. Helt konkret bør du laste opp filer 15 minutter før møtet skal bruke, teste at kameraer virker og sørge for at alt er under kontroll. Alt annet er dårlig avstandsledelse, avslutter Austrheim.